Bagaimana Komunikasi Kita Dalam Kerja Bersama?

Picture by Octalyna Puspa Wardany

Ditulis Oleh : Octalyna Puspa Wardany - 03 Juni 2021

Tulisan ini merupakan curhat (curahan hati) saya setelah mengalami berbagai kejadian tidak menyenangkan dalam pekerjaan dan sekolah yang berlangsung selama 4 bulan belakangan. Dalam bidang pekerjaan, ada kerja-kerja yang terlambat 3 bulan lebih dari waktu yang ditentukan pelaksananya dan telah disepakati tim kerja. Tak ada penjelasan dari pelaksana hingga pemimpin organisasi menanyakannya. Puncak kekesalan terjadi ketika jadwal ujian komprehensif saya yang ditentukan pihak penyelenggara berlangsung pada 30 April 2021, ternyata, belum diorganisir. Hal itu baru saya ketahui ketika menanyakannya pada staf pendamping mahasiswa di tanggal 29 April 2021. Dua orang penaja belum dipastikan. Para Penguji belum dihubungi. Waktu ujian belum ditentukan. Metode ujian secara daring atau tatap muka belum ada. Ketidakjelasan itu karena ada urusan administratif yang perlu diselesaikan dan tidak diinformasikan sedari awal. Saya tidak mampu lagi melogika ini semua. Sementara saya sibuk menyelesaikan revisi bahan ujian, akhirnya, saya minta tim manajemen jurusan yang mengurus kelengkapan administrasi tersebut. Untunglah, pihak manajemen sangat membantu dan mendukung dengan mengurus kelengkapan administrasi tersebut dan mengkonfirmasi perkembangannya. Ini cukup meredakan ketegangan saya.

 

Dua kasus yang saya alami itu sebenarnya memusar pada hal yang sama, yaitu: komunikasi dalam berkoordinasi. Berbagai pertanyaan langsung melintas-lintas di kepala saya: ada apa sih dengan komunikasi kita dalam melakukan koordinasi kerja? Kenapa nggak bisa berkomunikasi secara aktif menyampaikan perkembangaan pekerjaan masing-masing? Kenapa harus ditanya dulu oleh pihak yang berkepentingan atau orang yang dianggap paling berwenang atau berkuasa?

 

Bukankah dalam kerja bersama, terlebih dalam satu tim, masing-masing pihak berposisi sejajar dan perlu mengkomunikasikan perkembangan kerja pada tim? Ini penting agar setiap orang dalam tim kerja mengerti yang perlu dilakukan; ikut menyelesaikan persoalan jika ada, ikut menyumbangkan pemikiran, ikut membantu kerja jika diperlukan. Yang lebih buruk lagi, untuk kasus di bidang pekerjaan, faktor kedekatan dengan pimpinan organisasi sebagai pemegang kewenangan/kekuasaan tertinggi organisasi menjadi legitimasi bagi pelaksana untuk berperilaku seenaknya atas kerja-kerja yang dilakukan dan menyikapi anggota tim kerja lainnya.


Jika memijak pada kondisi yang kini, ketika sebagian besar belahan bumi ini dan hampir seluruh manusia yang hidup tak lagi asing dengan teknologi komunikasi hingga sudah menjadi bagian dari keseharian hidup layaknya kebutuhan makan, minum, tidur, bernapas, berpakaian, tempat tinggal, komunikasi bukanlah hal yang bisa dinihilkan. Pun, jika orang tersebut autis atau asosial, tetap saja ada komunikasi yang diberlangsungkan meski dengan segelintir orang atau sekadar menerima berbagai informasi yang dikehendaki. Ya, kini, hampir tiap orang tidak bisa lepas dari komunikasi.

 

Komunikasi paling sederhana memiliki 3 unsur, y.i. informan, informasi, dan resipien. Informan adalah subyek yang menyampaikan informasi. Informasi adalah hal yang disampaikan. Resipien adalah penerima informasi. Karena tulisan ini bertutur dalam konteks manusia, maka komunikasi yang dibahas adalah yang melibatkan manusia baik sebagai informan, atau resipien, atau keduanya. Dalam hal manusia hanya merupakan salah satu unsur, pihak yang lain (informan atau resipien) bisa saja berupa benda, seperti: televisi, radio, buku dan media teks lain (koran, majalah, dsb.), media sosial, kanal youtube dan hal-hal lain yang dapat memberikan/menerima informasi.

 

Komunikasi yang melibatkan 3 unsur tersebut, pada kenyataannya, berlangsung bolak-balik. Dengan demikian, informan bisa sekaligus berlaku sebagai resipien dan sebaliknya. Sesuai 2 kasus di awal, dalam konteks komunikasi koordinasi, unsur informan dan resipien adalah manusia yang berbeda. Yang membedakan komunikasi koordinasi dan komunikasi lainnya adalah intensi komunikasi yang diberlangsungkan. Dalam komunikasi koordinasi, komunikasi yang dilakukan untuk kerja atau kegiatan tertentu sehingga tindakan yang dilakukan tidak saling bertentangan atau simpang siur. Komunikasi non-koordinasi bertujuan tidak dalam rangka kerja atau kegiatan tertentu. Bisa untuk pengajaran, diskusi, percakapan keseharian, dll.

 

Ketika komunikasi koordinasi terhambat, kemacetan dapat terjadi pada 3 unsur komunikasi tersebut dan aliran dari informan ke resipien. Kemacetan pada informan dapat berupa ketidaktahuan atau ketidaksadaran informan sebagai pemegang informasi yang perlu dan penting disampaikan pada pihak lain alias resipien. Kemacetan pada informasi berkait dengan validitas dan kelengkapan informasi yang disampaikan. Yang terakhir, kemacetan pada resipien dapat berupa ketidakacuhan resipien atas informasi yang disampaikan.

 

Kemacetan pada salah satu unsur dalam komunikasi koordinasi dapat diatasi dengan keaktifan salah satu dari informan atau resipien. Ketika informan macet, resipien yang aktif dapat menanyakan informasi yang diperlukan untuk diketahui. Demikian juga sebaliknya. Jika informasi macet, informan yang aktif dapat mencari tahu atau resipien aktif menanyakan pada informan untuk mencari tahu. Koordinasi akan benar-benar macet total jika informan dan resipien sama-sama tidak aktif. Tentu saja, sebuah kondisi yang baik dan kondusif jika informan dan resipien sama-sama aktif sehingga koordinasi dapat diberlangsungkan dengan efektif dan efisien memungkinkan berbagai persoalan dapat segera diselesaikan dan pengembangan kerja bersama dengan pemunculan ide-ide atau beragam kreativitas baru.

 

Aliran informasi dari informan ke resipien juga dapat menjadi sumber kemacetan koordinasi. Kemacetan ini bisa disebabkan oleh media, alat, dan teknologi komunikasi yang tidak memadai. Ini bisa diatasi dengan kesepakatan antara informan dan resipien dalam menggunakan alur komunikasi tertentu.

 

Yang krusial adalah tingkat kesadaran informan dan resipien terhadap informasi yang tidak sama. Tiap-tiap informasi memiliki kadar urgensinya masing-masing yang dipengaruhi jenis dan isi informasi juga konteksnya. Misal: dalam situasi bencana dan gawat darurat, informasi mengenai kondisi terdampak sangatlah penting dan menempati level krusial sehingga informan perlu menyampai secepat mungkin informasi sekecil apa pun dan resipien perlu berkonsentrasi penuh menanggapi dengan cepat pula. Dengan demikian, aliran komunikasi koordinasi dalam hal ini memiliki urgensi yang tinggi. Dalam kondisi kerja-kerja dan aktivitas rutin operasional, tingkat urgensi informasi tidaklah tinggi sehingga aliran komunikasinya tidak harus cepat dan bergegas. Tingkat urgensi aliran komunikasi juga ditentukan oleh skala organisasi dan kepadatan kerja yang dilakukan. Semakin besar dan luas cakupan organisasi dengan kepadatan yang tinggi, urgensi aliran semakin cepat sehingga informan dan resipien dituntut serta terkondisikan selalu aktif untuk menyampaikan dan menanggapi setiap informasi agar koordinasi lancar.

 

Dengan melihat 3 unsur dan aliran komunikasi dalam koordinasi ini, dapat diketahui hal-hal yang menyebabkan komunikasi koordinasi menjadi tidak lancar bahkan macet. Hal yang mendasar bagi informan dan resipien, perlunya kesadaran pentingnya melakukan koordinasi dengan berkomunikasi. Tanpa ini, meski informasi valid dan lengkap, komunikasi tidak mungkin terjadi yang kemudian koordinasi tidak berlangsung sehingga kerja-kerja pun menjadi kacau karena setiap orang dalam tim kerja tidak tahu perkembangan yang sudah dilakukan dan yang perlu dikerjakan untuk merealisasikan tujuan yang sudah disepakati bersama.

 

Sebenarnya, dalam hal informan tidak aktif, memang diperlukan resipien yang aktif dan bertanya pada informan. Hanya saja, koordinasi juga tidak berjalan jika informan menempatkan para resipien secara berbeda dengan hanya menjawab secara baik atau bersedia menjalin komunikasi jika resipien merupakan pihak paling berwenang atau berkuasa dalam tim kerja. Jika tidak, informan tidak mau memberikan informasi atau bersedia menjawab, tapi secara tidak layak. Dalam situasi semacam ini, sudah terjadi ketidaksetaraan dalam tim kerja yang dilakukan informan. Memang, ada struktur organisasi dalam tim kerja, namun tidak berarti koordinasi kerja bersama diterapkan dengan selalu menerapkan struktur tersebut. Jika kerangka pikir para anggota tim kerja menempatkan setiap orang setara dan memiliki hak yang sama untuk mendapatkan informasi demi kerja bersama dalam merealisasikan gagasan dan tujuan bersama, informan tetap akan memberikan informasi yang valid dan lengkap pada setiap resipien yang bertanya dalam koordinasi tanpa membedakan posisi resipien tersebut apalagi pembedaan berdasarkan kuasa resipiennya. Selain itu, dalam sebuah koordinasi, informasi atas pertanyaan satu resipien akan tersampaikan juga pada anggota tim kerja lainnya, termasuk orang yang paling berwenang/berkuasa. Bahkan sering kali, dalam kerja bersama, pertanyaan dari berbagai resipien anggota tim justru memperkaya dan melengkapi informasi yang terlewat untuk disampaikan sehingga dapat menjadi bahan pertimbangan yang komprehensif dalam pengambilan keputusan atau penyelesaian masalah.

 

Jadi, sebenarnya, ada apa dengan komunikasi kita dalam melakukan koordinasi kerja?

Persoalan macetnya komunikasi koordinasi kerja tidak bisa melulu dilihat dari sisi komunikasi. Dari term yang digunakan, y.i. “komunikasi koordinasi kerja”, unsur dalam koordinasi dan kerja juga turut mempengaruhi berlangsungnya komunikasi koordinasi kerja yang efektif dan efisien. Dalam KBBI.web.id, koordinasi yang merupakan kata benda adalah perihal mengatur suatu organisasi atau kegiatan sehingga peraturan dan tindakan yang akan dilaksanakan tidak saling bertentangan atau simpang siur. Sementara, kerja yang juga kata benda adalah kegiatan melakukan sesuatu. Dengan demikian, komunikasi koordinasi kerja adalah aliran informasi yang diberlangsungkan untuk pengaturan kegiatan melakukan sesuatu sehingga pelaksanaannya tidak saling bertentangan dan simpang siur.

 

Dari penjabaran atas term komunikasi koordinasi kerja, tampak jelas aliran informasi yang diberlangsungkan memiliki tujuan tertentu agar suatu akibat bisa terwujud. Tujuannya adalah pengaturan kegiatan melakukan sesuatu. Jelas, dalam komunikasi koordinasi kerja, ada pengaturan yang artinya membuat kegiatan melakukan sesuatu atau kerja-kerja menjadi teratur atau bisa diatur. Akibat dari pengaturan yang hendak diwujudkan adalah pelaksanaan kerja-kerja tersebut tidak saling bertentangan dan simpang siur. Berdasarkan term komunikasi koordinasi kerja, yang membuat macet dan tidak lancar tidak hanya macetnya 3 unsur dan aliran komunikasi, juga pengaturan yang tidak bisa dilakukan dan pelaksanaan kerja-kerja yang bertentangan dan simpang siur.

 

Ketika pengaturan tidak bisa dilakukan, masing-masing orang dalam tim kerja akan melakukan kegiatan sesuai pemahaman dan kehendaknya. Tidak ada sinergisitas dengan anggota tim kerja lainnya dan kerja organisasi secara besar, bahkan bisa terjadi kekacauan alias kerja-kerja yang bertentangan dan simpang siur, berupa: kerja-kerja yang tidak didistribusikan secara merata, proses dan hasil kerja yang tidak memenuhi ideal tim kerja dan organisasi, penghargaan anggota tim kerja yang tidak memadai.

 

Pengaturan tidak selalu terjadi dalam pola top-down, dari atasan ke bawahan atau dari pemegang kewenangan/kekuasaan tertinggi pada anggota tim kerja lainnya. Dalam kerja bersama sebagai tim, pengaturan dapat terjadi secara horisontal oleh para anggota tim kerja. Untuk bisa mencapai ini, dibutuhkan kesadaran kritis dari tiap anggota atas kesetaraan, solidaritas, penghargaan dan kepercayaan terhadap sesama anggota tim kerja. Akibat dari kemacetan atau kekacauan dalam pengaturan yang tidak bisa dilakukan adalah kerja-kerja yang dilakukan bisa saling bertentangan dan simpang siur, bahkan saling merusak.


Hal penting yang menjadi dasar berlangsungnya komunikasi bahwa alur informasi yang diberlangsungkan merupakan alur 2 arah dari informan dan resipien secara simultan hingga seluruh informasi dapat dipahami oleh kedua peran tersebut. Dalam hal koordinasi, pemahaman tersebut menghantarkan pada kesepakatan maupun kerja-kerja bersama yang perlu dilakukan.

 

Satu hal yang sering terlewat dari kesadaran adalah komunikasi koordinasi yang tidak dilakukan dengan tatap muka baik pertemuan langsung maupun telepon video, seperti: telepon, pesan teks, surel. Informan dan resipien tidak saling tahu situasi yang dihadapi masing-masing sehingga sering terjadi delay bahkan lupa membalas pesan karena tertimbun aktivitas lainnya yang dapat mengakibatkan salah paham. Menginformasikan situasi yang sedang dialami sehingga tidak bisa merespon segera merupakan satu cara jitu mencegah kesalahpahaman itu.

 

Intinya, komunikasi koordinasi kerja adalah aktivitas menyampaikan informasi untuk pengaturan dan tindakan dalam kerja bersama. Asumsi bahwa responden sudah tahu atau pasti mengerti jangan diterapkan. Yang dibutuhkan justru kejelasan dan pemahaman atas ketersampaian informasi oleh pihak-pihak yang terlibat.



Rasikei 210429 s.d. 210524

Octalyna Puspa Wardany


John Doe
Octalyna Puspa Wardany
Aktif dalam seni dan budaya sebagai kurator maupun peneliti/penulis yang gemar membaca.

Artikel Terkait

Moderasi Beragama Menurut Islam: Prinsip,...

Moderasi Beragama Menurut Islam: Prinsip, Indikator, Dan Posisi Moderasi Di Antara Ideologi Radikalisme Dan Liberalisme1.   pengantarsalah Satu Konsep Pemikiran Yang Ramai...

Siang Hari

Siang Harihari Ini, Hari Batikberjalan Menjadi Tujuansepanjang Perjalanan, Gerimis Hujan Menyapamanusia Aneh Itupun Berteduh Di Bangku Gerobak Angkringan, Apa Yang Dia Cari ?aku Berjalan Bukan...

Ketika Robby Tiada

Tentu Kita Semua Mengenal Siapa Robby Sebagai Penggerak Literasi Pedati Pustaka Bayalangu. Sosok Yang Memberikan Suatu Inspirasi Bagi Orang-orang Disemua Kalangan Baik Anak-anak, Remaja Bahkan...

Komentar

Belum ada yang berkomentar

Silahkan login dahulu untuk berkomentar

Home

Artikel

Data Simpul

Home

Artikel

Data Simpul